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リマインドメール【りまいんどめーる】

リマインドメールとは、忘れてはいけない予定や日程、会議、その他イベントなどを再度告知することで、関係者のミスや忘れることを防ぐためのメールである。現在は、IT化社会が進んだこともあり、非常に多くの状況で見かけるようになった。リマインドメールを受け取る側からの視点では、出席すべき重要な会議や、どうしても参加したいイベントを再度思い出すことができるほか、メールにて再度必要なものや準備などが記してあると、わかりやすく便利である。逆に、送信者側からの視点では、例えばイベントの主催者であれば、ドタキャンなどの数を減らすことができるなど、様々なメリットがあげられる。送信者側としては、同様の内容のメールを複数回送る必要があり、手間がかかるなどのデメリットも考えられるが、今日はメールの日時指定および自動送信機能を活用することで、誰にでも容易に送ることができる。

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リマインドメールのポイント

リマインドメールは上に示したような役割をもつため、重要なポイントを明確に示す必要がある。リマインドメールを書く際に有用な点について説明する。まず重要なのは、(1)日時である。これはどちら側にとっても最重要事項であり、必須であると言える。次に重要なのは(2)プログラムである。これは当日の予定を再確認する上で、最も重要であるから、これも必須である。ほかにも例えばイベントであれば、会場までの道のりや所要時間などを記すことも重要である。さらに当日のキャンセルなど、(3)緊急用の連絡先やその場合の対処なども重要である。リマインドメールは忘れ防止や事前確認ということで、直前にも送信されることが一般的であり、その際考えられることとして、参加者など受信者側における不測の事態や予定の変更がある。その場合の立ち振る舞いや道筋を示すことも非常に重要である。

 

 

コミュニケーションとしてのリマインドメール

リマインドメールには、忘れ防止などのイベントや会議などにおけるリスクマネジメントの役割や情報伝達の役割も大きいが、コミュニケーションとしての役割もある。例えば、イベントの参加者側からの視点で考えると、開催日の直前に再度メールで内容を確認することで、何も連絡がない場合に比べて気分が盛り上がる、などの効果がある。一般的に人間はより密な連絡によって意欲が高まるため、イベントなど娯楽でなくても、意気込みやモチベーションを向上させる効果はあるとされる。そういったコミュニケーションの観点からも重要視されている。

問題

リマインドメールの目的および効果を述べよ

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